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GTD: Cómo atender el trabajo que surge


Hay un momento temido en el trabajo, que es cuando se nos acerca un compañero con un problema. Nos interrumpe y nos pide atender algo con urgencia. ¿Cuál ha de ser nuestra reacción en esos casos? ¿Dejamos lo que estamos haciendo para atender a lo suyo? ¿Le decimos que nos lo pida por e-mail y que ya lo haremos cuando sea el momento?

GTD está pensado para, entre otras cosas, permitirnos ser flexibles, reaccionar a un entorno dinámico en el que cada día están cambiando las prioridades de nuestro trabajo. Por tanto, con GTD también podremos responder a un caso como éste.

Si nuestro trabajo está 100% predefinido, como en una línea de montaje, esto no será un problema, ya que seguramente el que nos pida la nueva acción será nuestro jefe, y haremos lo que nos pida. Para el resto de nosotros, no hay una respuesta universal para esto. En cada caso y para cada persona tendremos que decidir.

Lo primero de todo será tomar consciencia de nuestro estado de [[]]mente como agua. Cuando tiramos una piedra en un estanque, éste siempre responde con la fuerza adecuada: ni hace olas de un metro ni se queda en calma, sino que hace ondas proporcionales a la fuerza de la piedra.

Nosotros hemos de hacer lo mismo:, ante una petición ‘urgente’ de un compañero no debemos ni ignorarla ni parar el mundo para atenderla por costumbre. Unas veces lo primero será lo correcto, otras lo segundo, en cualquier caso nuestra reacción siempre debe ser consciente.

Ahora que ya estamos dispuestos a tomar una decisión sobre qué hacer, recordemos los tres tipos de trabajo que podemos estar haciendo en un momento concreto:

  • Trabajo predefinido: es el trabajo pendiente que días u horas atrás hemos escrito en nuestras listas de próximas acciones.
  • Trabajo que surge durante el día: acciones como la que nos ha pasado ahora el compañero, que no esperábamos tener.
  • Definir el trabajo: el tiempo que dedicamos a recopilar, procesar, organizar, planificar, etc.

Por tanto, lo que tenemos que hacer a continuación es poner en contexto esta nueva acción, preguntándonos:

  • ¿En qué consiste el problema?
  • ¿Cuál es su próxima acción?
  • ¿Es algo que pueda hacer aquí y ahora, con el tiempo y recursos que tengo a mi disposición?
  • ¿Qué importancia o prioridad tiene en este momento para mí esta acción?
  • ¿Qué importancia o prioridad tiene en este momento para mis objetivos esta acción?

Una vez definida la acción la podremos comparar con el resto de próximas acciones, y decidir si es la próxima acción que vamos a ejecutar. Este paso es necesario, porque escoger una acción significa, sobre todo, dejar de hacer otras acciones; comparar la acción urgente con el resto nos ayuda a no caer en el engaño de la urgencia y no dejar de lado otras acciones que deban ir por delante.

Fotografía: Working on Viewzi’s log in page, de Travis Isaacs

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  • ¿Y como haces cuando esas peticiones te rompen el día?

    Hay veces que en la oficina parece que todos se ponen de acuerdo y comienza la emergencia de información.

    Eso hace que pareciera que procrastine tareas cuando en realidad tuve que atender otras.

    Y luego viene el problema de la bola de nieve cuando al otro día tengo el doble de pendientes.

    Hasta el momento un problema para mi.

    Saludos


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