Du Tudú: GTD y productividad personal

1. Simplifica: en cuanto más sencilla sea la estructura de tu archivo, menos tardarás en archivar las cosas y menos tardarás en encontrarlo después. En ambos casos ahorras energía pensando. La recomendación es guardarlo todo en orden alfabético, pero como siempre busca la forma que te funcione mejor a ti.
2. Pasa a digital: hoy en día se pueden pedir la mayoría de facturas, revistas y catálogos en formato digital; escanear tú mismo documentos también es sencillo y barato. El archivo digital tiene un coste de mantenimiento muy bajo (siempre que hagas backups para no perderlo). Un archivo digital además se ‘organiza’ solo (con programas buscadores de escritorio: Google Desktop, Spotlight, Beagle…).
3. Usa buenas herramientas: como es una tarea en la que hemos de ir rápidos y poco agradecida en el corto plazo, trabajar cómodo es la clave para hacerlo. Usa una tituladora para etiquetar las carpetas, ten siempre carpetas vacías a mano y usa muebles razonablemente cómodos para ubicar el archivo.
4. Más allá de las carpetas: tu material de referencia no es sólo lo que  tienes en las carpetas. Hay otros materiales que también cuentan, como  los libros de las estanterías, las enciclopedias, pero también las suscripciones a contenidos on-line, los documentos en tu ordenador o los programas para almacenar notas (al estilo de Evernote). Trátalos como si fueran parte del archivo y mantenlos de la misma forma.
5. Revisa tus archivos: la información que un día nos parece útil puede no serlo pasado un tiempo. Mantén limpio tu archivo de cosas que ya no estén en tu área de interés o estén desfasadas. Si guardas las facturas de teléfono en papel, ¿durante cuando tiempo las necesitas? Si necesitas la información a largo plazo, haz resúmenes del consumo y ponlos en una hoja de cálculo.
6. Tira pronto: recuerda que lo que no tires es un lastre. Tu energía es como una inversión: si el coste de mantenerlo es mayor que el beneficio, estás haciendo un mal negocio guardando cosas. ¿Y qué no podrías hacer con esa energía mejor que andar con papeles? Y no tengas miedo a tirar, hoy en día con Internet es difícil que no puedas recuperar una información si cambias de opinión.
7. La regla de un minuto: el tiempo que tardas en meter un documento en tu archivo de referencia ha de ser menor a un minuto, sino evitarás hacerlo. Además, tu tiempo es muy valioso para andar moviendo papeles.
8. Distingue donde va cada cosa: recuerda que te puedes encontrar 3 tipos de documentos, que son material de consulta, material de referencia y material de apoyo a proyectos. Cada cosa que tengas ordenada correctamente va a ser menos esfuerzo mental para localizarlo después.
9. Disfruta con lo que haces: el archivar es de lo menos agradecido de GTD por la recompensa a corto plazo que supone, así que busca tu equilibrio beneficio/esfuerzo y hazlo divertido.

Fotografía: catalog por amiefedora