GTD: las listas largas de próximas acciones

GTD: las listas largas de próximas acciones

Mantener un sistema GTD al día nos proporciona control sobre el trabajo pendiente. Una de las consecuencias es la tranquilidad por haber hecho un vaciado de la RAM. Al volcar todo lo que tenemos en mente en el sistema, nos liberamos del estrés. Después, todo eso lo procesamos y organizamos. El resultado, 50 proyectos, 200 [&hellip

Mantener un sistema GTD al día nos proporciona control sobre el trabajo pendiente. Una de las consecuencias es la tranquilidad por haber hecho un vaciado de la RAM. Al volcar todo lo que tenemos en mente en el sistema, nos liberamos del estrés. Después, todo eso lo procesamos y organizamos. El resultado, 50 proyectos, 200 próximas acciones.

Puede pasar, en el momento de hacer, que al ver listas de próximas acciones tan largas, con tantos elementos, nos asustemos y nos entre de nuevo el estrés ante tanta acción pendiente. Si nuestro sistema GTD nos provoca esta reacción, dejará de ser útil, porque estaríamos transifiriendo el estrés de un momento de nuestro trabajo a otro, pero no eliminándolo.

¿Por qué nos estresamos al ver tantas acciones? Porque cuando las vemos queremos hacerlas todas ya. Es lógico, precisamente por eso están en las listas de próximas acciones: ahí es donde apuntamos todo lo que queremos hacer lo antes posible. Pero cuanto antes no significa todas a la vez.

¿Quiere decir que tener tantas próximas acciones pendientes nos hace una persona menos eficiente, por tener tanto trabajo pendiente? No. Tener organizadas las acciones demuestra que hemos sabido detectarlas, esas tareas estaban ahí antes y después de que las capturáramos, pero al capturarlas las hemos puesto de relieve.
Cuando tenemos nuestro trabajo bajo control siempre tendremos una cantidad grande de acciones pendientes. Lo que va a determinar nuestro éxito al enfrentarnos a las listas es:

  • Tener las ideas y acciones capturadas y organizadas.
  • Ser consciente de que nosotros no somos la lista, una lista repleta no está relacionada con nuestra incompetencia para sacarnos trabajo.
  • Escoger cada vez la acción que sea más adecuada.
  • Tener nuestro sistema actualizado, tanto alimentado por las nuevas próximas acciones como limpio de información desfasada.

Personalmente, mantengo mis listas de próximas acciones de forma que suen entre todas unas 40 acciones, repartidas entre las profesionales y las personales. Esto me permite:

  1. Reducir el impacto psicológico de ver las listas largas
  2. Reducir el esfuerzo de escoger qué próxima acción haré ahora, al tener que revisar menos elementos
  3. Hacer una estimación realista del trabajo que puedo llevar a cabo durante la semana
  4. Enfocar mis esfuerzos de la próxima semana en objetivos más concretos.

Fotografía: books in a stack (a stack of books) de austinevan.

Daniel Aguayo

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mayo 30, 2011

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