Du Tudú: GTD y productividad personal

Esto nos afectó en una serie de nuevos hábitos de trabajo que hemos adoptado en equipo. Principalmente, empezamos la semana con una reunión con todos los compañeros (de todos los departamentos) en la que:

• Tomamos unas métricas del negocio y las comentamos
• Revisamos el estado de los objetivos marcados para la semana anterior
• Definimos los objetivos para la siguiente semana
• Comentamos temas que tengamos en la cabeza
• Comentamos también si estamos atascados en algún asunto en el que nos pueda ayudar el resto del equipo.

Para hacer el seguimiento de los objetivos, usamos una plantilla con una cuadrícula de tres columnas: quién hará el objetivo, en qué consiste, y cuándo lo hará.

La primera vez que trabajamos con este sistema, inmediatamente me recordó a GTD. Hay bastantes similitudes:

• Listas: GTD fuerza un compromiso con uno mismo al apuntarlo en la lista, Harnish lo fuerza con el resto de compañeros. En ambos, la acción a tomar ha de estar definida de forma concreta (qué / quién / cuándo).
• Vaciar la mente: un objetivo de GTD es volcar todo lo que se tiene en la cabeza y capturarlo para su proceso. En estas reuniones, se crea un espacio para que los participantes compartan ideas que de otra forma no tendrían oportunidad de comunicar.
• Delegar y a la espera: cuando se procesa en GTD, se ha de pensar en delegar aquello que podamos, y lo registremos para poder hacer el seguimiento de la acción. En estas reuniones, se aprovecha para pedir ayuda en temas que no avanzan, o para preguntar por el estado de algún asunto pendiente.
• Revisión: la revisión semanal es una de las herramientas más potentes de GTD para garantizar que no olvidamos ninguna acción importante, que los proyectos siguen vivos y que nuestro sistema sigue afinado, engrasado y en marcha. El objetivo de las reuniones es exactamente el mismo, monitorizar el trabajo con frecuencia para detectar cuanto antes los posibles problemas y trabajar con fluidez.
• Objetivos: los negocios habitualmente hacen un plan de objetivos anual. La ventaja de una revisión frecuente de las métricas del negocio es que se puede reaccionar en cualquier momento a los cambios, reorientando los objetivos si es necesario. Los que hayan trabajado con GTD saben que pueden revisar sus objetivos con facilidad, y adaptar sus próximas acciones, sin necesidad de llegar a principio de año para marcarse nuevos propósitos.

Visto esto, me satisface introducir el sistema de Verne Harnish, que si bien no es idéntico a GTD, se aproxima bastante. Lo considero útil, sobretodo si los trabajadores no están usando su propio sistema de organización y revisión; aún si todos usáramos GTD este sistema cubre el hueco de la puesta en común del trabajo.

Fotografía: CRW_9421.jpg por Susan E Adams