Du Tudú: GTD y productividad personal

La regla de los dos minutos dice que una vez sepamos cuál es la próxima acción debemos evaluar si vamos a tardar más o menos de dos minutos en realizarla. Si creemos que vamos a estar menos de dos minutos, debemos realizarla inmediatamente. Dejamos de procesar, hacemos esa acción en 2 minutos, y seguimos procesando.

Esto parece un error: si estamos procesando las bandejas de entrada, ¿qué sentido tiene que lo interrumpa? ¿No va en contra del principio de procesar? El hecho es, las ventajas de hacerlo superan el inconveniente de pausar el proceso.

Haz una prueba conmigo. Toma un objeto de tu bandeja de entrada. Imagínate el resultado que quieres conseguir. Piensa en qué es, si te sirve de algo o no, qué importancia tiene para ti, si necesitas hacer una o varias cosas al respecto… Si al final crees que has de hacer una acción, escoge en qué contexto has de apuntarla y hazlo. Cuando acabes, calcula cuánto tiempo te ha llevado.

Depende el tiempo que le hayas dedicado a pensar, puedes haber tardado medio minuto, o uno, o dos. En el momento que vayas a realizar esa acción, tendrás que tomarte al menos unos segundos para recordar por qué querías hacer esto y ponerte en situación; luego unos pocos más en volver a la lista y tachar la acción cuando esté echa.

¿Ves el problema? Sólo con la ‘operativa’ de pensar, apuntar, volver a pensar, etc., ¡ya estamos tardando esos dos minutos! Y a eso súmale los dos minutos de realizar la acción. Es decir, nos lleva más trabajo apuntar la tarea que hacerla.

Si ese tiempo lo usamos en hacer la acción, estás ganando satisfacción por hacer cosas, pero también estás dejando la lista mucho más limpia. Cuando vuelvas a tu lista, no tendrás tantos elementos (y eso siempre se agradece), y tendrás más trabajo avanzado.

Apuntar tareas cortas en lugar de hacerlas a veces tiene un efecto curioso. Podemos ver la tarea y pensar ‘por una cosa tan pequeña no me voy a parar ahora, voy a hacer algo más importante’. Ojo, no digo que una tarea pequeña no sea importante, pero me pongo en la situación del día a día donde podemos valorar erróneamente la importancia de una pequeña acción.

Cuando pasa eso, se tiende a acumular en la lista de acciones todas esas pequeñas tareas, y a veces son las que más cuesta hacer. Por eso hay gente que en su flujo diario de trabajo dedica un tiempo a las tareas de menos de dos minutos. No está mal, pero no deja de ser un parche a algo que de entrada se podría hacer bien.

No tienes por qué cortar exactamente por un tiempo de dos minutos. Si tienes tiempo, puedes hacer en el momento también tareas de diez minutos; si algo dura más de dos minutos, pero crees que es importante o puede desbloquear otro trabajo, puedes ser más flexible.

Fotografía: *Time* Ticking away… por Michel Filion