GTD: Identifica las bandejas de entrada: en la oficina

Cuando procesamos la bandeja de entrada lo que buscamos es convertir todas las ‘cosas’ que hay en ella en algo que esté bajo nuestro control. De lo que no somos conscientes a veces es de que tenemos más bandejas de entrada de las que pensamos.

Una bandeja de entrada es todo aquél lugar por donde nos pueden entrar ‘cosas’ (información en crudo) y las podemos recopilar. No sólo un sitio por donde pasa la información, sino aquellos cestos que podamos llenar de esta información Una conversación con alguien no es una bandeja de entrada, pero sí lo es un contestador automático.

A partir de aquí, vamos a ver cuántas bandejas de entrada podemos identificar, aunque normalmente no las llamemos así.

En la oficina

Bandeja física: esta seguramente esté más que clara, una bandeja de papelería que ya tengamos designada para esa tarea.

Correo electrónico: esta también parece sencilla de reconocer, el mismo programa le da el nombre de ‘bandeja de entrada’ al lugar donde deja los mensajes nuevos. Pero eso no es todo: ¿tienes una regla que te desvía los mensajes poco importantes a otra carpeta? No olvides esa carpeta, aunque la proceses con menos frecuencia que la principal. ¿Tienes más de una cuenta de correo electrónico? ¿Y le das la misma importancia a todas ellas?

Fax: es como el correo electrónico pero con papel. Por esa razón debemos darle el mismo tratamiento de bandeja de entrada.

Buzón de voz: ahí se registran las llamadas que no hemos podido atender, y es tan importante procesarlas como el fax o el correo electrónico.

Teléfono móvil: dejando de lado si consultamos o no el correo electrónico desde el móvil, éste tiene su propio sistema de mensajes: MMS, SMS, etc. Esta bandeja de entrada suele ser una de las grandes olvidadas. Recuerda también el buzón de voz de la línea móvil.

Aplicaciones de empresa: quizá en tu trabajo uses algún software por el que recibas peticiones o informacion. Los softwares de gestión de clientes y ventas, CRMs, ERPs, tickets de intervención, etc entran en esta categoría.

Tablones de anuncios: las comunicaciones más importantes se suelen hacer por circulares en correo electrónico o papel. De todas formas no te hará daño repasar una vez a la semana el tablón de anuncios de la oficina (¡nunca se sabe cuándo puede surgir una ganga de coche!).

Una vez hayas identificado todas las bandejas de entrada tendrás que revisarlas en tu fase de procesar, con la frecuencia que creas necesaria. Al principio puede que no te acuerdes siempre de todas, si te hace falta apúntalas en una lista de control y úsala cuando proceses.

Fotografía: Copier Tech por Yo Spiff